Âm Thanh Hoàng Minh xin chia sẻ hướng dẫn cách Setup phòng họp trực tuyến một cách đơn giản, và nhanh chóng nhất, đảm bảo chính xác sẽ mang lại cho bạn một cuộc họp hoàn hảo.
1. Nên lựa chọn phòng họp trực tuyến sử dụng phần mềm hay phần cứng:
Trước khi bắt đầu vào hướng dẫn Setup phòng họp trực tuyến bạn cần biết bạn đang sử dụng hệ thống họp trực tuyến nào? Phần cứng hay phần mềm? Với mỗi hệ thống khác nhau thì việc Setup cũng khác nhau do vậy trong bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cả 2 cách Setup phòng họp trực tuyến cả 2 loại phần mềm và phần cứng.
Tuy nhiên sẽ có nhiều bạn chưa biết hệ thống của mình là phần cứng hay phần mềm do vậy bạn cần phân biệt rõ hai loại này như sau:
1.1. Phòng họp trực tuyến sử dụng “PHẦN MỀM”:
Phòng họp trực tuyến sử dụng phần mềm là khi họp bạn sẽ sử dụng các phần mềm như Zoom Us, Zalo, Google Meeting, Skype,… kết hợp với các thiết bị như Camera, Micro, Loa ngoài, PC hay Laptop để tạo và tham gia cuộc họp.
Hệ thống họp trực tuyến sử dụng phần mềm sẽ vô cùng tiện lợi và nhanh chóng, tuy nhiên do sử dụng phần mềm nên tính bảo mật không được quá cao, nhưng nó lại tiện lợi và nhanh chóng, dễ dàng di chuyển hệ thống và mức chi phí đầu tư không quá cao.
1.2. Phòng họp trực tuyến sử dụng “PHẦN CỨNG”:
Hệ thống phòng họp trực tuyến sử dụng phần cứng là sử dụng các hệ thống đồng bộ của các hãng sản xuất thiết bị họp trực tuyến như Aver, Polycom, Cisco,… hệ thống này đảm bảo độ bảo mật và an toàn tuyệt đối cho dữ liệu cuộc họp.
Tuy nhiên mức chi phí đầu tư vào hệ thống sẽ lớn và có khi có ai tham gia vào cuộc họp thì bắt buộc người đó phải sử dụng cùng hãng, nếu khác hãng thì không thể tham gia vào cuộc họp, do vậy hệ thống mang tính cố định cao và phù hợp với những công ty, cơ quan có phòng họp cố định và tần suất họp nhiều và các chi nhánh cũng cần phải cố định.
Hệ thống họp trực tuyến sử dụng phần cứng mang đến chất lượng hình ảnh cao, độ bảo mật tuyến đối, âm thanh và độ nhậy của Micro đạt đúng tiêu chuẩn, các thiết bị lắp đặt chuyên nghiệp, đa tính năng giúp cuộc họp của bạn trở lên chuyên nghiệp và hoàn hảo hơn rất nhiều.
2. Hướng dẫn cách Setup hệ thống phòng họp trực tuyến:
2.1. Hướng dẫn cách Setup hệ thống phòng họp trực tuyến sử dụng “Phần mềm”:
Hệ thống họp sử dụng phần mềm việc sử dụng và Setup sẽ vô cùng nhanh chóng, trước tiên bạn cần nắm rõ trong hệ thống họp trực tuyến “phần mềm” sẽ bao gồm các thiết bị gì:
- Laptop hoặc PC
- Camera
- Micro (Camera và Micro sử dụng cổng kết nối USB)
- Loa (Có thể sử dụng loa Laptop hoặc hệ thống loa ngoài)
- Phần mềm họp được cài đặt trên PC/Laptop
Các bước Setup hệ thống họp trực tuyến sử dụng phần mềm như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị phòng họp (Bàn ghế, thiết bị trình chiếu, tài liệu, văn bản)
- Bước 2: Cài đặt phần mềm họp trên Laptop/PC
- Bước 3: Kết nối Micro và Camera vào Laptop/PC thông qua cổng USB
- Bước 4: Mở các phần mềm họp trực tuyến và tạo phòng
- Bước 5: Cấp ID và Password để mọi người Join phòng
- Bước 6: Tiến hành cuộc họp
2.1. Hướng dẫn cách Setup hệ thống phòng họp trực tuyến sử dụng “Phần cứng”:
Các thiết bị bao gồm:
- Camera
- Micro
- MCU (Bộ giải mã tín hiệu)
- Loa
- Thiết bị hiển thị (Tivi, máy chiếu)
Các bước Setup hệ thống họp trực tuyến sử dụng phần mềm như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị phòng họp (Bàn ghế, ổ điện, mạng Internet, tài liệu,…)
- Bước 2: Bật các thiết bị trong hệ thống họp trực tuyến (Camera, Micro, Loa, MCU, Tivi/máy chiếu)
- Bước 3: Bật hệ thống loa ngoài (Nếu bạn sử dụng thêm hệ thống loa ngoài)
- Bước 4: Mọi người tham gia vào cuộc họp thông qua hệ thống đã được lắp đặt
Hệ thống họp trực tuyến sử dụng phần cứng sau khi được các đơn vị lắp đặt xong, họ sẽ hướng dẫn cho bạn cách sử dụng và kết nối cuộc họp giữa các chi nhanh với nhau do vậy mỗi hệ thống sẽ có cách thức tham gia khác nhau, đối với hệ thống của bạn thì bạn cần phải nắm rõ các bước bật tắt và khởi động hệ thống.
Để có một noi cung cấp âm thanh tốt thì chúng ta phải cân nhắc tìm nơi chất lượng cung cấp âm thanh. Âm thanh ánh sáng Hoàng Minh chuyên cung cấp âm thanh ánh sáng chất lượng tốt. Công ty chúng tôi chuyên bán lẻ và thầu các dự án của nhà nước lẫn tư nhân, đội ngũ nhân sự của chúng tôi đã quy tụ được những kỹ sư ưu tú và nhiều kinh nghiệm trong ngành.
Chúng tôi chuyên âm thanh quán bar, âm thanh beer club, âm thanh sự kiện,..